Har du behov for å sende ut en faktura til en stor gruppe med kunder?, da er tilleggstjenesten for massefakturering perfekt for deg. Massefakturering passer perfekt for lag og foreninger som sender ut kontingenter eller medlemsavgifter til mange medlemmer, og som vil ha dette gjort så raskt og enkelt som mulig.

Hvordan bruke massefakturering.

Å opprette en massefakturering er ikke veldig annerledes enn å opprette en enkel faktura, vi skal her ta deg gjennom grensesnittet til denne tilleggstjenesten.

Sette opp mottakere av salgsdokumentet

Du starter med å bestemme hvem som skal motta fakturaen. Du velger hvilke grupper du vil inkludere og ekskludere fra distribusjonen. Det er kun mulig for en mottaker å få en utsendelse.

Distribusjonsalternativer

Under distribusjonsalternativer bestemmer du hvordan fakturaen skal bli distribuert til de forskellige mottakerne. Du kan flytte rundt på de forskjellige leveringsmetodene. Systemet vil forsøke å levere fakturaen til første alternativ. Dersom det oppstår feil eller problemer vil systemet forsette til neste alternativ, helt til det kommer til lagre som kladd alternativet.

Standard førstevalg er at systemet prøver å bruke den enkelte mottaker foretrukket leveringsmetode. Leveringsmetoden som er foretrukket settes inn på den aktuelle kundes kundekort.

Lagre som kladd vil stoppe systemet fra å forsøke andre leveringsalternativ.

Dersom du har valgt en leveringsmetode som krever Creticakreditt, og dette mangler vil fakturaen bli lagt i leveringsmodus. Det betyr at med en gang du fyller på tilstrekkelig med Creticakreditt så vil leveringen fortsette. Dersom du ønsker at systemet skal opprette en kladd så krysser du av for "Ikke behold salgsdokumentet....."

Under fanene E-post og EHF finner du valg som går spesifikt på disse leveringsmetodene.

Dokumentdetaljer

Under dokumentdetaljer legger du inn informasjonen som skal være med i fakturaen. Denne delen skiller seg ikke fra tilsvarende del ved oppretting av enkel faktura. Informasjonen som du legger inn er den som blir med på det ferdige resultatet. Deres referanse er unntaket. Dersom du ikke fyller inn noe her så deres referanse som er registrert på den enkelte kunde bli brukt.

Nettbasert tilgang

Om du ønsker det kan systemet opprette en nettbasert versjon av fakturaen. Du kan lese mer om denne muligheten her.

Fakturamal

Her bestemmer du hvilke fakturamal massefakureringen skal bruke.

Filer og dokumenter

Her kan du laste opp filer og dokumenter som skal være med på utsendelsen. Etter at du har lastet opp en fil må du bestemme på hvilke distribusjoner den skal være med. Det gjøres ved å krysse av på enten E-post eller EHF.

Gjennomfør massefaktureringen

Når du er klar for å starte massefaktureringen trykker du på Effektuer fra menyen til høyre. Du får da opp en oppsummering på massefaktureringen. Den inneholder blant annet informasjon om hvor mange mottakere som denne fakturaen skal sendes til.

Når massefaktureringen er ferdig kan du gå via massefaktureroversikten inn på den aktuelle utsendelsen. Der vil du få opp informasjon om selve utsendelsen.